一、会员服务管理制度

 

 为保障本会各项活动的开展，加强本会会员服务管理工作，根据《安徽省青年徽商商会章程》规定，特制定本制度。

第一条 申请加入本会的会员应具备的条件
1.由相关组织或会内会员推荐；
2.拥护本会的章程；
3.有加入本会意愿；
4.年龄在45周岁以下的企业家二代、创一代、海外留学归来人士、新媒体人士等；
5.企业具有一定规模或行业代表性；
6.企业家二代在企业内担任中高层以上职务、创一代应为企业负责人；
7.具有良好的信誉，无不良市场经营行为记录，个人无违法违纪记录。
第二条 会员入会的程序
1.秘书处提供入会表格填写并判断是否符合入会基本条件；
2.报省委统战部非公经济处审核确定是否安排实地考察；
3.商会会长、副会长或常务理事带队，商会会员、监事会、党支部各一人及秘书处组成考察小组对其企业进行考察，查看企业实际经营情况及个人基本情况；
4.经会长办公会或常务理事会审议通过，确定正式入会。
第三条 会员享有下列权利
1.本会的选举权、被选举权和表决权；
2.获得本会服务；
3.参加本会活动；
4.对本会工作有批评建议权和监督权；
5.请求本会维护其合法权益，帮其排忧解难；
6.入会自愿、退会自由。
第四条 会员履行下列义务
1.遵守本会章程，执行本会决议；
2.维护本会的合法权益和信誉；
3.积极参加本会活动，完成本会交办的工作；
4.按规定交纳会费；
5.不组织、不参加一切有损于政府和本会形象的活动；
6.向本会反映情况，提出建议。
第五条 届中增补理事、常务理事程序
1.理事、常务理事可在届中进行调整，调整事项原则上由秘书处考察提名（也可由会员单位向秘书处自荐、推荐），提交会长办公会研究作出决定，上报省委统战部审核，审定后向理事会报告；
2.会长办公会在研究提升者时，尽可能考虑提升者的综合实力、社会影响、奉献精神以及地区和行业的代表性；
3.新提升职务单位经会长办公会通过后，在安徽省青年徽商商会公众号公布。
第六条 会员的退会及除名
1.会员退会应书面通知本会。会员超过半年不交纳会费或1年内不参加本会活动的，视为自动退会（退会不退费）；
2.会员如有严重违反本会章程的行为，经会长办公会表决通过，应书面通知会员，予以除名；
3.必要时可将会员以上单位名单在有关媒体上公布，防止已退会的会员单位冒用我会名誉侵权。
第七条 本制度自会长办公会审议通过之日起执行。

第八条 本制度的解释权属秘书处。 

 

二、会议管理制度

 

为加强本会的组织建设，提高工作效率和工作质量，根据《安徽省青年徽商商会章程》规定，特制定本制度。

第一条 会议分类

1.本会的会议分为：会员大会、理事会、常务理事会、监事会、会长办公会；

2.会员大会原则上每届召开一次，特殊情况下可临时召开。具体时间择日确定，提前一周通知。会员大会须有2/3以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效；

3.理事会每年召开一次，情况特殊的，也可采用通讯形式召开。具体时间择日确定，提前一周通知。理事会须有2/3以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事2/3以上表决通过方能生效；

4.常务理事会每6个月召开一次，情况特殊的，也可采用通讯形式召开。具体时间择日确定，提前一周通知。常务理事会须有2/3以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事2/3以上表决通过方能生效；

5.监事会每6个月召开一次，情况特殊的，也可采用通讯形式召开。具体时间择日确定。提前一周通知。监事会须有2/3以上监事出席方能召开，其决议须经到会监事2/3以上表决通过方能生效；

6.会长办公会每季度召开一次，若遇特殊情况可提前或推后召开，特殊情况下也可临时召集组织，可采用通讯形式召开。会议须有2/3以上领导班子出席方能召开。会长办公会决议须由2/3以上与会者表决通过方能生效。为保证会长办公会的及时有效性，参加会长办公会的成员一年内至少需参加三次会长办公会；

以上会议，原则上由会长负责召集主持；监事会成员列席会员大会、理事会、常务理事会、监事会；监事会主席列席会长办公会；党支部书记列席会员大会、理事会、常务理事会、监事会、会长办公会。

第二条 与会要求

1.按议事内容确定会议类型及参会人员；

2.以上会议应由会员本人出席；

3.会长办公会可邀请荣誉会长、顾问等列席会议，但无表决权；

4.会议议定事项，若有保密时限的，在保密期内任何人不得扩散；

5.参会人员应自觉遵守会场纪律。

第三条 议事规则

1.会议议案，一般由秘书处会前准备，各会员单位会前提出的一般建议统一交秘书处归总，是否上会研究由会长决定；

2.理事会、常务理事会、会长办公会研究问题时，应遵循会前充分准备、反复酝酿，会上认真讨论、慎重决策，按照少数服从多数的原则进行表决，凡表决通过的议案，全体会员应认真执行；

3.会员大会闭会期间，商会实行会长办公会集体领导下的分工负责制，即会长对商会全面负责，副会长、常务理事按照工作分工对会长及会长办公会负责；

4.会议议案的表决，采用举手表决或无记名投票表决；

5.会议内容由秘书处形成《会议纪要》及时下发给各与会人员；

6.会长办公会决议和实施的全过程，应接受监事会的监督和查询。

第四条 会议纪律

1.会议开始之前，由秘书处负责，参会人员需签到备案；

2.常务理事会、会长办公会参会人员请假需提前向秘书处报告，由会长审批；理事会、会员大会参会人员请假需提前向秘书处报备。未履行请假手续连续三次不参加会议的、累计请假次数超过当年会议次数一半的，由秘书处报省委统战部确认后，解除其一切商会职务；

3.秘书处统计参会人员到会情况，并记录会议纪要。

三、财务管理制度

 

第一条 商会收入和管理

1.商会收入主要来自会员交纳的会费、银行利息收入、政府资助、赞助费等；

2.商会会员交纳会费，以电汇等方式汇入安徽省青年徽商商会的账户，财务人员在核实会费到账后，给交款人开具电子普票；

3.商会资金使用，办公室人员定期制定费用预算，根据预算向财务申请借款，之后按照费用报销管理规定，向财务部门报销。

第二条 商会资金使用原则

1.商会经费主要用于商会活动和商会日常办公费用，以及按照本会章程开展的各项活动等支出。严禁个人和企业将商会会费以任何形式占有（借贷、炒股、转让等）或挪用，不得向任何单位出借本会资金；

2.商会资产为会员共有财产，依照国家和社团主管机关有关规定及本会章程进行管理，任何个人和单位不得侵占、私分和挪用；

3.严格遵守财经纪律，接受商会监事会的日常检查、监督、审计。

第三条 经费使用范围

1.日常办公费：包括办公用品费、活动物料费、交通费、快递费、通讯费、印刷费、房屋租赁等开支；
          2.会务费及商会活动费，包括商会各类会议、商会举办各种活动以及讲座等所发生的费用。如召开年会、理事会、研讨会等相关会议；教育培训文化活动；咨询活动；宣发与通联维护；业务接待等；
          3.商会秘书处专职人员工资、社保、津贴、福利费及兼职人员成本等；
          4.公益支出费；

5.其他费用：商会发生的无法归属到上述费用中的其他合理开支。

第四条 借款和其他费用审批流程

一、借款申请

1.借款人员根据日常办公需求（如采购办公用品、支付会议费用等），填写《商会借款申请表》，需明确借款金额、用途、并签字确认；

2.准备相关支撑材料（如采购清单、会议通知等，视借款用途而定），作为申请附件。

二、审批流程

 借款人员提交“借款申请表”→秘书处负责人审批→会长审批→财务付款。

三、还款或报销

1.借款人员完成办公事项后，需在预计日期内凭合法合规的票据办理报销手续；

2.财务根据报销金额与借款金额进行结算，多退少补。若未按时报销，财务将进行提醒催收。

四、费用审批流程

1.申请流程：单项开支金额在5000元以下（含5000元）的审批程序：商会秘书处提出“资金使用申请”→秘书处负责人审批→财务付款；

2.单项开支金额在5000元以上、2万元以下的审批程序：商会秘书处提出“资金使用申请”→秘书长审核→轮值会长审批→财务付款；

3.单项开支金额在2万元以上、10万（含10万）以下的审批程序：商会秘书处制作开支预算，提出“资金使用申请”→秘书长审核→会长审批→财务付款；

4.单项开支金额在10万元以上（含10万元）的需由秘书处制作开支预算，报会长办公会讨论审核，开支预算需超半数副会长同意方可执行。审批程序：商会秘书处制作“开支预算”→秘书长审核→会长办公会批准→财务付款。

第五条 费用报销管理规定

1.当月费用次月月初报销，不得跨月份报销；

2.对所有报销内容，相关人员必须就其真实性、合理性及必要性进行审核；

3.各项费用支出须有合法原始凭证，并在正式票据上注明用途。必须凭合法的票据入帐；

4.资金使用审批手续，商会秘书处制作报销凭证→秘书长审核→会长审核→财务记账；

5. 财会人员对一切审批手续不全的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。

第六条 商会财务接待标准（一餐制原则）

1.适用范围:本标准适用于本商会所有公务接待活动；

2.接待对象包括：政府考察团、省内外兄弟商会等正式来访团体；

3.接待原则:严格遵循“一餐制”：同一批来访人员原则上只安排一次工作餐,陪餐人数不超过来访人数的1/3。如有特殊情况需要多次用餐，商会除第一次接待费用外，仅承担本商会陪餐人员的第二次用餐费用，超过第二次的用餐费用则由陪餐人员自行承担。

第七条 财务公开和监督

1.财务管理实行公开、透明、规范的原则；

2.每年监事会需向理事会进行财务汇报一次；

3.每届须进行财务审计一次，由监事会派员监督，会计师事务所进行审计；

4.经审计后的财务审计报告，须向会员大会公开，接受会员监督。

四、档案资料管理制度

 

为保障本会档案资料的原始性、真实性和安全性，保障本会各项工作的正常开展，特制定档案资料管理规定如下：

第一条 档案资料的范畴

1.财务资料。会计、出纳所记载的一切帐薄、原始凭据，所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证，所有收支凭证等；

2.会议资料。提交会议（会员大会、理事会、常务理事会、会长办公会、监事会）等研究讨论的议案，以及会议议程、会议决议、会议纪要等；

3.会员资料。会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等；

4.文件资料。商会自成立以来，上报、下发的所有正式文件、函件，政府有关部门，特别是主管部门发给商会的文件、函件等；

5.函件资料。以商会及秘书处名义，发出的所有函件、通知等；

6.组织相关活动的资料。商务沙龙、信息交流，各种座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习、旅游交友等。

第二条 档案资料的收集整理

1.由秘书处牵头，负责收集整理；

2.秘书处在完成每一件工作后，及时汇总资料，按要求整理归档；

3.每年12月份，应将当年的工作资料整理汇总，整理成该项工作的年度档案资料并归档。

第三条 档案资料的管理使用

1.秘书处负责所有档案资料的管理；

2.有关人员查询、使用档案资料时，应予登记；财务资料，会员个人资料的查询，应报秘书长审核，会长审批；严禁非本会会员查阅本会资料；秘书处应确保档案资料不丢失、不损坏。

第四条 本规定自会长办公会审议通过之日起执行。

第五条 本规定的解释权属秘书处。

五、印章管理制度

 

第一条 印章的保管

1.商会公章和法人章由会长办公会授权商会秘书处专人负责保管并签订接收单；

2.商会财务专用章由出纳负责保管并签订接收单；

3.银行预留法人印章由会计负责保管并签订保管协议；三章分管，不准由一人统一保管。各印章保管人临时出差时由会长办公会指定人员临时保管；

4.结合商会实际情况，现由秘书处保管公章及财务专用章，会长保管法人章。

第二条 印章的使用

1.使用印章实行登记审批制度，登记审批表由商会秘书处存档，以便备查；

2.商会日常事务性办公需用商会公章，须经秘书长审核、会长签批；

3.各类合同、协议、维权文件需要商会公章和法人章，须经秘书长、监事会审核，由会长签批。特别重要的合同、协议、维权文件须会长办公会审定同意、会长签批；

4.对各级政府和相关部门行文需用商会公章，须经秘书长审核、会长签发；

5.商会财务专用章和银行预留印章按财务制度规定使用；

6.禁止在空白介绍信、商会信笺、空白表格等文件、材料上加盖印章。使用商会公章或法人章的所有材料和文件均应保留原件或复印件交秘书处登记留存，以备查阅。

第三条  印章的审批

使用印章一律实行登记审批制度，登记审批表由用印人填写，注明申请用印人姓名、用印事由、用印日期，并按规定程序由相关负责人签字审批，秘书处负责统一编号。违反本制度规定，造成后果将由印章保管人负责。

第四条  印章带出说明

印章原则上不得带出，因特殊情况需要带出使用时，须经秘书长或会长批准后，由印章保管人员亲自携带使用，严防印章丢失。

第五条  附件

1.日常事务性办公用章登记表

六、商会网站、微信公众号、微信群及其他媒介平台管理和宣传制度

 

           第一条  商会网站、微信公众号及其他媒介平台管理和宣传

1.建立商会新闻发布制度。重要通知、重要政策、重大事项、重要信息，须按照规定程序审批后对外发布。

2.上网材料必须是已正式对外公布的文件或资料，未正式对外公布的资料不得上网公布。

3.商会网站、微信公众号信息的收集、整理、编辑、上传工作严格遵守国家保密制度，由秘书长审查后，由相关责任人负责组织实施。

4.对涉及会员和商会切身利益、需要社会公众广泛知晓的信息，以及反映商会机构设置、职能、办公程序等方面的信息，主动向社会公开。

5.网站、微信公众号发布前必须对非直接转载的信息和商会自己整理的信息作两次校对，确认无误后经秘书长和会长审核才能上传。

6.定期检查网站、微信公众号上互动相关的信息，及时作出回复。凡违反法律法规、有损社会主义精神文明、有碍社会治安和有伤风化、带有广告性质的留言应马上删除。

7.网站、微信公众号管理员对网站上的项目和内容负责，所有网页上的图片和文字应符合有关法律和行政法规的要求，在发布之前必须认真审阅，确保内容和文字的正确性。

8.秘书处负责商会网站、微信公众号的系统维护、程序升级。

9.切实加强信息宣传队伍建设。会员单位应积极配合秘书处，负责各企业信息采集、整理、编写工作。

10.网站、微信公众号管理员应做好资料及数据文件等的备份保存及保管工作；

11.网站、微信公众号管理人员要严格遵守有关安全管理规定，认真履行安全管理职责，妥善保管密码，对因违反规定而导致的安全问题，要追究相关人员的责任。

第二条 微信群管理

一、信息发布

1.可发布与企业经营、行业动态、政策解读、商务合作等相关的合法合规信息；

2.禁止发布谣言、虚假信息、涉密内容、低俗言论及违法违规内容；

3.禁止频繁刷屏、发布无关广告（如非商业合作的微商信息、外链推广等），单次广告类内容需经群主或管理员审核。

二、交流礼仪

1.尊重他人，文明发言，禁止人身攻击、地域歧视或争议性话题；

2.鼓励积极分享、互助协作，对群内咨询尽量及时回应，避免冷暴力。

三、隐私保护

1.禁止泄露群成员个人信息（如电话、住址等）或企业商业机密；

2.未经允许，不得擅自将群内聊天记录、文件等转发至外部平台。

四、管理配合

1.服从群主及管理员的合理管理，对管理行为有异议可私下沟通，禁止在群内公开对抗；

2.发现违规行为可向管理员举报，共同维护群秩序。

第三条 进群要求

1.安徽省青年徽商商会正式入会的会员；

2.非会员如确有必要需审核通过后入群。

3.每人仅限一个账号入群，禁止多账号占位；

4.入群即视为同意本管理制度，违规将按规定处理。

第四条 退群要求

1.退群前建议告知群主或管理员，说明退群原因；

2.退群后需自行清理与群内成员的合作事宜，商会不承担后续纠纷责任。

3.出现以下情况，管理员有权直接清退：

（1）多次违反本制度且提醒后未改正；

（2）发布违法违规内容或造成恶劣影响；

第五条 本制度自会长办公会审议通过之日起执行。

第六条 本制度的解释权属秘书处。

 

 

 

附件

                                            安徽省青年徽商商会用章申请表

用章申请表
申请人		印章名称
申请日期		申请事由
审核与批准
秘书长			会长
备注